verksamhetsutv phoniro

VIRKSOMHEDSUDVIKLING - For bedre kvalitet i pleje og omsorg

Medarbejderne inden for pleje og omsorg er i tidsnød, og de er frustrerede over ikke at kunne følge med. Politikerne presser på med sparekrav for at rette op på økonomien. Samtidigt får kommunerne flere og flere ældre indbyggere. Situationen virker håbløs, noget må gøres, spørgsmålet er bare hvad.

Det er en stor udfordring at leve op til fremtidens krav om flere resurser, samtidigt med at vi ikke bare bibeholder men også højner kvaliteten i pleje og omsorg. Er det nok at ansætte flere og at arbejde hurtigere? Hvordan skal personalet kunne præstere endnu mere, når det allerede i dag føler sig presset og utilstrækkeligt?



Vi er overbeviste om, at løsningen ligger i langsigtet og struktureret overvågning og udvikling af området. Overvågningen bliver lettet, hvis den udføres med udgangspunkt i relevante nøgletal. Grundlaget for disse nøgletal er sandsynligvis allerede til stede som data i forskellige af organisationens systemer. Men de data skal ofte suppleres. Nøgletallene skal afspejle organisationens egne visioner og intentionerne i sociallovgivningen. Også andre vigtige organisationer har krav og ønsker til virksomheden.

Hvis det skal lykkes at udvikle virksomheden, er det vigtigt at få alle i organisationen til at forstå, hvordan og først og fremmest hvorfor, vi tager visse initiativer. Hvis man gør det rigtigt, opnår man organisationens accept af forandringerne og dermed hjælp til at gennemføre dem.



Når man skal udvikle og effektivisere en virksomhed, skal tiltagene basere sig på fakta og erfaringer. Vi betjener os derfor af en lang række gennemprøvede metoder, hvor vi går ud fra fire forskellige trin eller faser. Det er jer selv, der afgør, hvilke elementer der skal indgå i de forskellige faser.



Forstudier

Man bruger forstudier til en realistisk bedømmelse af, hvad der skal gøres for at nå målet. Hvor meget tid, der skal bruges på forstudierne afhænger helt af, hvilke problemstillinger, der er tale om, og hvad vi ønsker at opnå med projektet.



Indledningsvis må vi beskrive målsætningen for projektet.Hvad er det, vi vil opnå, og hvorfor?



Formålet med forstudierne er at identificere de specifikke problemstillinger og få rede på, hvilke forudsætninger lige præcis jeres virksomheder har, og hvilke virkemidler den råder over.



Det vi blandt andet kigger på er:

• Opgaven (bevilget tid, planlagt tid, registreret tid)

• Resurser (antal ansatte, antal årsværk, skemalagt tid, kvalifikationer)

• Hvordan anvendes resurserne (effektivitet, kontinuitet, fravær)

• Rutiner, hvordan gavner de virksomheden (hvilke rutiner gavner virksomheden, og hvilke stjæler bare tid)

• Støtte i form af system og funktioner



Vi gennemgår også de forskellige udtryk som f.eks. bevilget tid og kundetid, som bruges i virksomheden. Det sikrer, at vi taler om det samme, og at de resultater, vi får, kan sammenlignes med resultater fra andre kommuner og med data fra f.eks. SKL.



Forstudiet opsummeres i en statusrapport.



Analyse og planlægning



På basis af forstudiet kan vi nu konstatere, om vi har tilstrækkelige informationer til at gå direkte til problemstillingen, eller om vi først skal indsamle flere informationer. Ved vi, hvordan virkeligheden er? Er der forskellige opfattelser af virkeligheden inden for organisationen?

 Analyse af data

Vi analyser de data som er tilgængelige i de forskellige systemer. Det giver os vigtig information om, hvilke initiativer, der er nødvendige. Vi laver også en lang række beregninger for at se, hvordan forskellige scenarier vil påvirke virksomheden, hvilke mål der er realistiske, og udgifterne til de forskellige foranstaltninger. Har vi f.eks. at gøre med et kommunalt fuldtidsprojekt? Hvordan påvirker det i givet fald mulighederne for at gennemføre projektet, og hvad bliver omkostningerne? Kan vi gennemføre det uden delte vagter?



Tidsregistrering



Hvis hensigten er at måle virksomhedens effektivitet, skal vi bruge informationer om, hvor stor del af resurserne der går til kundetid, respektive ekstratid. Hvis vi ikke har tilstrækkelige oplysninger, må vi gennemføre en tidsregistrering. Her registrerer vi i en afgrænset periode, hvordan virksomheden bruger sine resurser. Kommunerne har sædvanligvis et system, som gør rede for kundetid, men meget ofte mener vi, at andelen af kundetid er alt for lav. Her kan en tidsregistrering hjælpe os til at forstå, hvad ekstratiden bliver brugt til, og det er vigtigt, hvis vi skal kunne vælge de rigtige tiltag.



Nøgletal



Det er meget vigtigt at få defineret nøgletallene. Nøgletallene skal bl.a. afspejle organisationens egne visioner og intentionerne i sociallovgivningen. Desuden skal der etableres rutiner til opfølgning og støtte af nøgletallene, og de skal gøres kendte i organisationen. Alle skal forstå den betydning, nøgletallene har for at nå målsætningen. Dette arbejde skal ske både vertikalt og horisontalt, dvs. fra bestyrelse og ned til medarbejdere og inden for organisationens forskellige niveauer.



Aktivitetsplanlægning



Analyse- og planlægningsfasen munder ud i en handlingsplan, som bl.a. indeholder en detaljeret plan for nye initiativer. Handlingsplanen fastslår eventuelle behov for videreuddannelse af ledere og medarbejdere. Den identificerer relevante nøgletal og fastslår, hvordan de skal følges op osv. Ændring af eksisterende procedurer og indførelsen af ​​nye er også en vigtig del af arbejdet.



Implementering



Tiden er nu inde til at gennemføre de planlagte aktiviteter. Der kan være tale om ændringer i rutiner, etablering af opfølgningsrutiner, udfærdigelse af opfølgningsrapporter samt efteruddannelse af medarbejdere, chefer og politikere.



Det er vigtigt, at implementeringen integreres i de almindelige aktiviteter. Organisationen skal ikke opleve det sådan, at der er tale om ordrer eller et pres, der snart går over. Det afhænger af opgavens størrelse, hvor lang tid der går med implementeringen. Men det er realistisk, at det tager 2-3 år, før det reformarbejde, vi gennemfører, har slået rod og får fuld effekt.



Alle initiativer skal ske på rette sted i organisationen, og alle skal forstå og acceptere, hvad der bliver gennemført. Her ligger en stor pædagogisk opgave, som vi naturligvis er med til at løse. Efteruddannelse plejer at være af central betydning. Kurserne kan tilrettelægges med samme grundindhold men med tre forskellige grundperspektiver for hhv. medarbejdere, chefer og politikere.



Vi er med under hele implementeringen, og arbejdet følges op kontinuerligt.



Der kan blive tale om endnu en tidsregistrering for at sikre, at vi er på rette vej.



Opfølgning

I opfølgningsfasen følges der op på alle initiativer i handlingsplanen og på alle nøgletal. Her er det vigtigt at undersøge, om initiativerne for at nå forbedringer på nøgletalsområderne har haft den ønskede effekt. Der kan være tale om justering eller komplementering af rutiner og måleområder. Uddannelsesindsatsen bliver evalueret. Har punktindsatsen over for lederne på første niveau f.eks. drevet processen i den rigtige retning? Det er af central betydning, at det er tilfældet, og i visse tilfælde kan det blive nødvendigt med supplerende retningslinjer til disse ledere.



Handlingsplanen justeres efter afslutningen af evalueringen, og der bliver aftalt en ny tid til opfølgning.



Kontakt tony.hognelid(at)phonirosystems.se for flere oplysninger


For mere kvalitet i pleje og omsorg

Højere effektivitet, bedre resurseforbrug

Bedre arbejdsmiljø

Mere inddragelse

De rigtige nøgletal for opfølgning


Struktureret arbejde


Gennemprøvede redskaber


Videreudvikling på basis af fakta og data

Erfaring fra kommuner og lignende organisationer



  DOWNLOAD PRODUKTBLADET
VIRKSOMHEDSUDVIKLING